Come gestire un Overbooking

Come gestire l’Overbooking in Hotel

Abbiamo letto in tanti anni numerosi articoli che trattano argomenti interessanti e tutti di grande utilità per gli albergatori: articoli sul web  marketing,  sul marketing strategico,  sul social media marketing,  o di Revenue Management.

Poco però abbiamo letto, ad oggi, di come gestire  un overbooking in Hotel. Un argomento pratico e poco teorico.

L’Overbooking è un ( apparente) disagio per il Cliente ed una “svista”,  che gli albergatori che  non sanno sempre gestire al meglio  e a volte non sanno coglierne la vera opportunità.

E  questo è il problema.

Il nostro è un blog propositivo, ci piace proporre in maniera semplice idee pratiche ed operative agli albergatori giovani e volenterosi di imparare alcune sane regole di gestione.

E allora, come si gestisce al meglio un Overbooking?

L’Overbooking, nella maggior parte dei casi,  è da ricondursi a

• un  possibile evento straordinario della gestione alberghiera:  Un guasto improvviso ad un piano dell’Hotel, un errore dell’Operatore di turno, una chiusura vendita mal riiuscita, etc.
• una pratica involontaria  ed inconsapevole di sovraprenotazione da parte dello stesso Operatore, magari perchè inesperto e fresco di Ricevimento o in assenza di un controllo del Room Division Manager.

Cosa fare in caso di overbooking?

Le risposte in alcuni punti saldi:

1)  Per gestire bene l’Overbooking,  bisogna  innanzitutto creare ottimi rapporti di vicinato con colleghi albergatori  della nostra stessa destinazione ed in linea con il nostro Hotel per caratteristiche della struttura, brand, qualità attestata dei servizi ed onestà professionale.

Il consiglio è quello di saper scegliere con cura l’Hotel alleato con cui gestire il nostro Overbooking perchè non dimentichiamoci che l’Overbooking è una ruota che gira.

2) Bisogna imparare a gestire in maniera corretta  il rapporto con l’Ospite da riproteggere, per evitare futuri “Complaint”. Non diamo per scontato che venga seguita la giusta procedura di comunicazione da praticare nei confronti ” dell’Ospite da ricollocare in altro Hotel” prima del suo arrivo,  per prepararlo alla riprotezione , e anche dopo la Sua data potenziale di Check Out, con una email di interesse nei confroni della Sua permanenza nella nostra città. Attiviamoci per organizzare una corretta  e proficua comunicazione.

3) Anche  prenderci cura del nostro cliente  durante il suo soggiorno nell’altro Hotel è una strategia.
Magari offriamo al Cliente  riprotetto il servizio Taxi dall’Aeroporto al nuovo Hotel; Non è un costo ma un investimento in immagine
Sorprendiamolo nell’altra Struttura facendogi trovare in camera un nostro bigliettino di scuse, scritto a mano, per il disagio arrecato con dentro un buono sconto  da  riservargli in occasione del suo futuro soggiorno nel nostro Albergo.

Liberate la fantasia!

Questa sinergia, tra il Vostro Hotel e l’Hotel partner selezionato, magari piace all’Ospite che ringrazierà  entrambi per la gentilezza e doppia attenzione ricevuta nella Vostra città.

Ci è successo più volte. L’importante è non abbandonare a se stesso il NOSTRO Cliente.

Questi sono i piccoli suggerimenti ma di grande efficacia che riserviamo alle giovani imprese alberghiere a gestione familiare di cui il nostro Paese è ricco.

Abbiamo voluto semplificare il discorso Overbooking che meriterebbe un approccio più sofisticato e tecnico  come il “Revenue da Overbooking”.

L’Overbooking è infatti una grande opportuntà per gli albergatori  per ottimizzare le vendite e l’occupazione.
L’Overbooking non è qualcosa da evitare  ma in ogni caso è importante gestirlo bene .

Perchè è dalle piccole cose che poi  si impara a fare grandi cose.

Magari il prossimo articolo sarà  su  [ Come perdere fatturato in nome della tranquillità, ovvero  la pratica diffusa dello STOP SALE]

Alla prossima!
Anna Iodice